Truyền thông là một trong những công cụ quan trọng để doanh nghiệp làm quen, tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng. Một doanh nghiệp làm truyền thông tốt sẽ khiến khách hàng vui vẻ và muốn gắn bó với mình lâu dài hơn. Truyền thông nội bộ cũng vậy, khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong. Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh đến khách hàng. Vậy bạn đã thực sự hiểu truyền thông nội bộ là gì? Thông điệp truyền thông nội bộ quan trọng như thế nào.
Truyền thông nội bộ là gì? Truyền thông nội bộ là một trong những công cụ hữu hiệu gắn kết nhân viên. (Nguồn: Internet)
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ tiếng anh là Internal communications là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
Truyền thông nội bộ tiếng anh là gì? Truyền thông nội bộ là làm gì? Khái niệm truyền thông nội bộ
Trong giai đoạn xáo trộn, biến cố đặc biệt ở những doanh nghiệp đang phát triển, việc thiếu gắn kết giữa các nhân viên sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường. Vì vậy, việc công khai các mục tiêu chung, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp trên mọi phương diện nội bộ là điều cần thiết. Doanh nghiệp của bạn có những sản phẩm nội bộ nào? Tạp chí, bản tin, email….? Hãy đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp được xuất hiện trên mọi công cụ này. Khi đó, mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp đều ý thức được nhiệm vụ của bản thân trong tiến trình chèo lái doanh nghiệp tiến về phía trước. Từ đó, gia tăng sự gắn kết, cải thiện hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.
Vậy, nhân viên truyền thông nội bộ là gì? Đây là người phụ trách việc cung cấp các thông tin bên trong nội bộ như thông tin tuyển dụng, thay đổi chính sách, quy chế, đóng góp từ thiện,… Hiệu quả của công việc truyền thông nội bộ được đo bởi số thành viên trong doanh nghiệp nhận và nắm được thông tin.
Ý nghĩa của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là cầu nối kết nối những nhân viên trong công ty. Công tác truyền thông nội bộ nếu đạt hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ bên trong.
Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đíng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu ban đầu.
Vai trò của truyền thông nội bộ
Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp
Vai trò của truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn cùng các giá trị, văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên, để nhân viên hiểu được và có thể truyền tải nó ở ngay trong nội bộ cũng như bên ngoài.
Truyền thông nội bộ thường bám sát những hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và triển khai trên các kênh thông tin để nhân viên nắm được tình hình nơi làm việc của mình, đồng thời cũng kết nối thông tin giữa nhân viên và các cán bộ quản lý.
Thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng
Thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, đầy đủ, giúp các nhân viên nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình.
Đồng thời, hoạt động này còn giúp thông tin nội bộ trong doanh nghiệp thống hơn, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế tối đa các mâu thuẫn nội bộ.
Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.
Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể
Tính đoàn kết luôn là yếu tố quan trọng trong một tập thể, yếu tố này góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông nội bộ sẽ tạo ra sợi dây gắn kết các nhân viên, phòng ban với nhau, để mọi người cùng nhận thức được mục tiêu chung.
Vai trò của truyền thông nội bộ là gì? Mục tiêu của truyền thông nội bộ (Ảnh: Robinet)
Tinh thần đoàn kết còn tạo ra sự thấu hiểu và chia sẻ lẫn nhau, giúp mọi người biết hỗ trợ và cùng nhau đi lên.
Thu hút và giữ chân nhân viên
Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên yêu thích môi trường làm việc của mình hơn, họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến. Do đó sẽ chủ động làm việc nhiệt huyết, tích cực và gắn bó lâu dài với công ty, thậm chí giới thiệu bạn bè, người thân cùng vào làm.
Ngoài ra, một môi trường làm việc được chính các nhân viên đánh giá tốt sẽ là điểm cộng cho doanh nghiệp thu hút nhân tài.
Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai?
Công việc truyền thông nội bộ trong suy nghĩ của nhiều người thường thuộc bộ phận hành chính nhân sự hoặc phòng PR.
Truyền thông nội bộ là trách nhiệm chính của ai là câu hỏi của rất nhiều người (Ảnh: Base.vn)
Trên thực tế, phòng PR có chuyên môn để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả. Còn phòng hành chính nhân sự lại trực tiếp quản lý các nhân viên nên có thể nhắm được nhu cầu, cảm xúc của nhân viên.
Truyền thông nội bộ là gì và liệu nó và nhân sự có mối liên hệ chặt chẽ với nhau hay không mà những hoạt động truyền thông nội bộ là một phần công việc của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, bộ phận hành chính nhân sự thôi chưa đủ, các doanh nghiệp vẫn nên có nhân viên truyền thông nội bộ để tập trung phát triển các kế hoạch của mình.
Nhân viên truyền thông nội bộ sẽ phải hiểu về rõ tình hình nhân sự trong doanh nghiệp, phối hợp với bộ phận nhân sự để tổ chức hoạt động và quản lý, điều hành nhân viên theo mục đích, hướng đi của doanh nghiệp.
Các phương tiện truyền thông nội bộ bao gồm những gì
Các phương tiện truyền thông nội bộ là gì, nó bao gồm những gì (Ảnh: Base.vn)
Bảng tin nội bộ: Phương tiện truyền thông nội bộ này xuất hiện sớm trong các doanh nghiệp, cho đến nay vẫn là lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị, có hiệu quả cao.
Các ấn phẩm nội bộ như: Tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang cùng các file tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền các thông tin nội bộ.
Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ: Những công cụ truyền tải bằng hình ảnh này thường dễ dàng thu hút sự chú ý của các nhân viên.
Bản tin qua Email: Hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thông báo về sự kiện, chính sách kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,…
Radio: Sản xuất các chương trình radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trong doanh nghiệp có thể gửi gắm tâm sự, khích lệ lẫn nhau hoặc phát các bài hát được yêu cầu để nâng cao tinh thần làm việc.
Các chương trình tổng kết tuần/tháng: Trong những chương trình này, hoạt động tổng kết, thông báo tin mới, vinh danh cá nhân hoặc phòng ban xuất sắc sẽ được triển khai. Đây là động lực để các nhân viên, phòng ban nỗ lực phấn đấu hơn.
Giải đấu, cuộc thi, trò chơi nội bộ: Những hoạt động ngoài lề công việc như một công cụ giải tỏa căng thẳng cho nhân viên, đồng thời những phần thưởng nhỏ kèm theo cũng góp phần khích lệ tinh thần mọi người.
Tham gia các sự kiện cộng đồng: Với phương pháp này, doanh nghiệp không tốn công tổ chức chương trình mà sẽ trực tiếp đăng ký cho mọi người tham gia những sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,…
Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả
Để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ thực hiện theo 6 bước sau đây:
Bước 1: Đánh giá thực trạng
Việc đánh giá thực trạng chi tiết, cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được mục tiêu và các chiến lược tiếp theo.
Trong trường hợp doanh nghiệp lần đầu triển khai hoạt động truyền thông nội bộ, người phụ trách cũng phải đánh giá được tình hình chung và thực trạng khi không có hoạt động truyền thông nội bộ.
Bước 2: Xác định đối tượng – Truyền thông gì? Nhắm tới ai?
Công đoạn này nhằm xác định những thông tin cần đưa ra và đưa tới ai.
Thông thường, truyền thông nội bộ sẽ tiến hành rộng rãi trong khắp doanh nghiệp, tuy nhiên ở những thời điểm then chốt như sắp có sự thay đổi về nhân sự, doanh nghiệp cần quan tâm hơn đến những đối tượng bị ảnh hưởng bởi thay đổi này.
Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông
Đây là bước quan trọng và cốt lõi của các chiến lược truyền thông nội bộ. Để lên mục tiêu hiệu quả, người phụ trách nên tuân theo nguyên tắc SMART.
Nguyên tắc SMART:
- S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.
- M – Measurable: Đo lường được
- A – Attainable: Có thể đạt được
- R – Relevant: Thực tế
- T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành
Mô hình nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu truyền thông (Ảnh: OLKA)
Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ
Bạn cần xác định rõ chiến lược truyền thông nội bộ là gì và hiểu rõ chiến lược truyền thông nội bộ bao gồm các phương pháp, cách tiếp cận nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Chiến lược và kế hoạch hành động hoàn toàn khác nhau, lên chiến lược sẽ giúp hạn chế những sai sót không đáng có.
Bước 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể
Sau khi xác định phương pháp ở bước 4, việc tiếp theo cần làm là lập kế hoạch hành động gồm những việc làm cụ thể mà doanh nghiệp sẽ phải triển khai.
Bước 6: Đo lường hiệu quả chiến dịch truyền thông nội bộ
Để biết được doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ hay chưa, cần có khâu đo lường và đánh giá hoạt động, từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh hợp lý hơn cho các hoạt động tiếp theo.
Chìa khóa để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả
Lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu
Truyền thông nội bộ là gì mà được cho là một trong những diễn đàn nội bộ hữu ích cho phép nhân viên gửi các đề xuất, ý kiến của họ theo cách giấu tên. Để rồi những vấn đề đó được truyền tải đến cấp trên một cách khéo léo, phù hợp. Bằng cách này, nhân viên sẽ tích cực hơn trong việc đóng góp ý kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm, ý kiến cá nhân của mình, góp phần vào sự phát triển chung của cả công ty. Để nắm bắt hiện trạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà quản lý nên thường xuyên khảo sát ý kiến của nhân viên. Từ đó, sẽ có phương thức truyền thông phù hợp.
Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Khi các nhà quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể. Để việc lắng nghe đơn giản và hiệu quả với chi phí thời gian thấp, thì một mạng xã hội nội bộ danh nghiệp luôn là cách chọn hiệu quả.
Ví dụ về truyền thông nội bộ “Mõ Làng” – một trong các kênh truyền thông nội bộ doanh nghiệp hiệu quả của VCCorp. (Nguồn: Fanpage VCCorp)
Xác định đúng kênh truyền thông
Để làm được điều này không cách nào khác là bạn phải thấu hiểu được nhân viên của mình. Nếu nhân viên của bạn là những người chủ động trong công việc, luôn tự giác tìm thông tin và nắm bắt tin tức, thì kênh truyền thông tốt là website nội bộ, là những trang tin trên cổng tin tức doanh nghiệp. Vì đó là nơi họ hay truy cập để tìm kiếm công việc . Nếu nhân viên của bạn là những người năng động, vui vẻ, hãy tổ chức cho họ những buổi team building hay thậm chí là những buổi tiệc, qua những câu chuyện, trò chơi lồng ghép vào thông điệp bạn muốn xây dựng. Điều đó sẽ khiến nhân viên cảm nhận được rõ ràng .
Truyền thông nội bộ là gì? Team building là một chiến dịch truyền thông nội bộ nên sử dụng.. (Nguồn: Paranoiaquest.com)
Công khai các mục tiêu chung, giúp nhân viên hiểu được vai trò quan trọng của họ
Bởi vậy, việc công khai các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy mối quan hệ tương hỗ giữa các mục tiêu của cá nhân, bộ phận mình, qua đó hiểu được làm thế nào để đạt được mục tiêu chung, tăng tính tương tác. Chúng chính là chìa khóa giúp cải tiến sự gắn bó, yêu thích công việc và làm việc hiệu quả của mỗi nhân viên.
Công khai mục tiêu chung cho nhân viên biết cũng chính là một trong các công cụ truyền thông nội bộ nổi bật và cũng là xu hướng truyền thông nội bộ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn
Gia tăng tương tác hai chiều
Chính sách truyền thông nội bộ không chỉ giúp gắn kết các nhân viên, mà còn là công cụ giúp lãnh đạo và nhân viên lắng nghe, thấu hiểu lẫn nhau. Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả là phải có sự giao tiếp, tương tác hai chiều, khuyến khích nhân viên và lãnh đạo có những trao đổi cởi mở, rút ngắn khoảng cách. Đối với các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm ra công cụ phù hợp để tạo ra không gian cho lãnh đạo và nhân viên trao đổi cởi mở thì một mạng xã hội nội bộ là một ý tưởng không tồi. Mạng xã hội cũng là công cụ giúp giảm thiểu tối đa thời gian tương tác theo cách truyền thống trong doanh nghiệp. Qua đó các nhà lãnh đạo cần nắm được kỹ năng truyền thông nội bộ để qua đó hiểu rõ hơn mong muốn, nguyện vọng của nhân viên mình để có những điều chỉnh phù hợp cho sự phát triển chung.
Kết luận
Như vậy trên đây là những chia sẻ về khái niệm truyền thông nội bộ là gì cũng như các cách để có thể truyền thông nội bộ thành công. Việc truyền thông nội bộ tốt không những thúc đẩy động lực tinh thần làm việc trong mỗi nhân viên mà còn giúp văn hoá doanh nghiệp phát triển, thương hiệu vững mạnh. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một câu chuyện riêng của mình và cần sử dụng linh hoạt truyền thông nội bộ cho mỗi trường hợp. Doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ thế mạnh công ty cũng như đặc điểm của nội bộ để có chiến lược truyền thông nội bộ đúng đắn và hợp lý .\
Biển quảng cáo phù hợp, bắt mắt không chỉ hấp dẫn khách hàng mà còn tạo điểm nhấn riêng cho doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh,.. Hãy đến với chúng tôi, Công ty TNHH Quảng Cáo & Thương Mại S Việt Nam là đơn vị chuyên thiết kế và thi công các công trình Biển quảng cáo, làm biển quảng cáo Hải Phòng, Biển Hiệu trên mọi chất liệu, Trang trí Nội – Ngoại thất uy tín hàng đầu.
